Kế toán DN ở Đông Anh: Khoản tạm ứng
Kế toán DN ở Đông Anh của chúng tôi luôn hỗ trợ và đồng hành với doanh nghiệp để giúp họ hiểu rõ hơn về lĩnh vực Kế toán – Tài chính – Thuế doanh nghiệp. Trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày với quý độc giả về chủ đề Khoản tạm ứng.
1. Cùng Kế toán DN ở Đông Anh tìm hiểu khái niệm khoản tạm ứng là gì?
Phần đầu tiên của bài viết, Kế toán DN ở Đông Anh sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu thế nào là khoản tạm ứng
Tạm ứng được hiểu cơ bản chính là quá trình mà các doanh nghiệp sẽ cần phải ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu cụ thể nhằm mục đích để có thể thông qua khoản ứng trước đó thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Trong đó thì chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay chúng ta sẽ còn có thể gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cũng chính là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để chủ thể là người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).
Cần lưu ý rằng các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên trong thực tế, đặc biệt là các chủ thể hoạt động tại các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, và hành chính, sẽ yêu cầu sự chỉ định bằng văn bản từ chủ thể có thẩm quyền.
Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng đề cập đến cách mà các chủ thể thực hiện quy trình thanh toán tạm ứng một cách chuyên nghiệp, với các bước cụ thể đã được xác định.
2. Cùng Kế toán DN ở Đông Anh tìm hiểu nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng
Như Kế toán DN ở Đông Anh đã đề cập trước đó, người nhận tạm ứng, để được quyền nhận tạm ứng, phải là nhân viên đang làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp. Đối với các tạm ứng thường xuyên dành cho các hoạt động doanh nghiệp, cần có văn bản chỉ định từ giám đốc.
Người nhận tạm ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với số tiền và vật tư được tạm ứng. Họ chỉ được phép sử dụng số tiền tạm ứng cho các mục đích và công việc đã được phê duyệt. Trong trường hợp số tiền không sử dụng hoặc sử dụng không hết, họ phải hoàn trả số tiền đó vào quỹ của doanh nghiệp. Họ tuyệt đối không được tự ý chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng sẽ cần thực hiện việc lập bảng thanh toán tạm ứng và đính kèm các chứng từ gốc.
Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các tài liệu này để tiến hành thanh toán. Đây bao gồm việc kiểm tra số tiền tạm ứng ban đầu, số tiền tạm ứng đã sử dụng, và sự chênh lệch giữa số tiền tạm ứng ban đầu và số tiền thực tế đã chi tiêu.
Trong trường hợp người nhận tạm ứng không hoàn trả số tiền không sử dụng vào quỹ, số tiền này sẽ được trừ vào lương của họ.
Nếu chi phí thực tế của người nhận tạm ứng vượt quá số tiền tạm ứng, doanh nghiệp sẽ xem xét tính xác thực của các khoản chi tiêu và sẽ tiến hành thanh toán bổ sung để bù đắp sự chênh lệch.
Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ, người lao động phải thanh toán hoàn toàn các khoản tạm ứng từ kỳ trước trước khi có thể nhận tạm ứng trong kỳ sau.
Do đó, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép chi tiết về quá trình nhận và thanh toán tạm ứng của từng người
Ngoài việc theo dõi tình hình tạm ứng của từng đối tượng, bộ phận kế toán cũng có trách nhiệm theo dõi và ghi chép các giao dịch tạm ứng một cách cẩn thận trong sổ kế toán tỷ mỹ (hoặc sổ kế toán chi tiết tạm ứng). Điều này giúp doanh nghiệp duyệt xem và kiểm tra lại mọi giao dịch tạm ứng một cách dễ dàng, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ về tài chính.
Chú ý rằng quy trình này cần sự chặt chẽ và đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong việc quản lý tạm ứng của doanh nghiệp.
3. Cùng Kế toán DN ở Đông Anh tìm hiểu Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng tiền mặt
Như Kế toán Dn ở Đông Anh đã trình bày chi tiết ở trên, quá trình tạm ứng và quyết toán là quy trình cơ bản trong đó doanh nghiệp cung cấp trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh và sau đó thanh toán số tiền tạm ứng này, kèm theo việc ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Quy trình tạm ứng và thanh toán tiền mặt:
Thứ nhất: Các bước tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là người lao động sẽ có trách nhiệm phải lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để nhằm mục đích có thể thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bước 2: Trình ký duyệt:
Sau khi chủ thể là người lao động đã làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động sẽ cần phải trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt cho tạm ứng của các chủ thể là người lao động.
– Bước 3: Thủ tục duyệt chi:
+ Thực hiện kiểm tra và viết phiếu chi:
Sau khi các chủ thể đã kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì chủ thể là nhân viên Kế toán sẽ thực hiện thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.
Chủ thể là kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng.
+ Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi lên.
+ Thực hiện chi tiền tạm ứng cho các đối tượng là những người lao động.
– Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ:
Chủ thể là kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện việc thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng cụ thể.
Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng cần có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia được nói trên và giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng sẽ được lưu văn thư the0 quy định của doanh nghiệp và quy định của pháp luật
Thứ hai: Các bước thanh toán tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán để nhằm mục đích có thể tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này liệu đã hợp lý, hợp pháp hay chưa.
Bước 2: Kiểm tra lại và thực hiện việc ký duyệt:
Kế toán trưởng sẽ có trách nhiệm cần phải kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký.
– Bước 3: Thanh toán tạm ứng:
Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán sẽ cần phải thực hiện hoàn ứng cho các nhân viên.
4. Cùng Kế toán DN ở Đông Anh tìm hiểu Vai trò quy trình tạm ứng và thanh toán
Kế toán DN ở Đông Anh đã trình bày cho quý độc giả thế nào là khái niệm của khoản tạm ứng, nguyên tắc hạch toán và quy trình tạm ứng, quyết toán khoản tạm ứng. Phần 4 này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu vấn đề: Vai trò quy trình tạm ứng và thanh toán.
Quy trình tạm ứng và thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp mà còn giảm bớt thời gian đào tạo nhân sự, đặc biệt là những người liên quan đến công việc kế toán. Những quy trình cụ thể này cũng hỗ trợ người làm việc trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về công việc cơ bản của họ và tạo điều kiện cho sự hợp tác, đoàn kết và phối hợp giữa các bộ phận.
Đồng thời, các quy trình này cũng định rõ trách nhiệm của từng chủ thể, bao gồm cả cá nhân và đơn vị, trong việc thanh toán. Điều này giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian, đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên mượt mà và suôn sẻ hơn.
Quy trình tạm ứng và thanh toán giúp lãnh đạo tập trung vào nhiệm vụ chính của họ. Các quy trình này cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho các nhân viên, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong thực hiện công việc. Điều này giúp giám đốc và người điều hành dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào phát triển chiến lược doanh nghiệp thay vì phải xử lý các vấn đề chi tiết. Tuy nhiên, quy trình tạm ứng và thanh toán cần phải được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
Quy trình thanh toán đòi hỏi sự hợp tác giữa nhiều bộ phận và cá nhân, tạo ra các điểm kiểm soát quan trọng. Điều này giúp đánh giá hiệu suất công việc và quản lý việc sử dụng tiền trong hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, quy trình tạm ứng và thanh toán cung cấp căn cứ quan trọng để thực hiện tham chiếu, giải trình số liệu kế toán, và báo cáo thuế về các chi phí của doanh nghiệp. Nó cũng giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả và làm cho quá trình thu chi trở nên hợp lý hơn, đồng thời giúp tránh sai sót liên quan đến hoá đơn và chứng từ trong thực tế.
5. Cùng Kế toán DN ở Đông Anh tìm hiểu về dịch vụ của chúng tôi
Hãy cùng tìm hiểu về các dịch vụ Kế toán DN ở Đông Anh mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi cam kết hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc duyệt xem và quản lý các khía cạnh tài chính và kế toán của họ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Dịch vụ của Kế toán DN ở Đông Anh bao gồm việc tạo và duyệt xem sổ kế toán, thực hiện quy trình tạm ứng và thanh toán, lập báo cáo thuế, và giám sát các khoản chi phí của doanh nghiệp, số hóa tài liệu. Chúng tôi cũng cung cấp hướng dẫn và tư vấn về các quy định thuế và luật pháp liên quan đến tài chính doanh nghiệp.
Kế toán DN ở Đông Anh hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, và vì vậy, chúng tôi tùy chỉnh các dịch vụ của mình để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính của bạn để bạn có thể tập trung vào phát triển kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất.
Kế toán DN ở Đông Anh luôn sẵn sàng đồng hành trong hành trình phát triển doanh nghiệp của bạn♥
